Los robots software, la automatización con RPA, pueden ser de gran ayuda tanto para equipos como para personas. De cara a mejorar la eficiencia de los negocios y simplificar las tareas que sean repetitivas. Como consultora informática sabemos que son uno de los grandes retos de nuestro sector y por eso queremos hablarte hoy de cómo pueden ayudarte.
Lo primero es tener claro qué es un RPA. Hoy día, existen soluciones destinadas principalmente al área de IT, la Inteligencia Artificial. Son los llamados motores de gestión de reglas para definir procesos muy sencillos de intercambio de información, agilizando la toma de decisiones. Dependiendo de las funcionalidades que se implementen se lograrán soluciones más avanzadas y de un nivel superior.
Si se añade un pequeño robot software instalado en un ordenador, un RPA, se obtendrá un nuevo sistema capaz de establecer interacciones con su entorno informático de forma similar a un ser humano. El RPA hay que programarlo según la gestión de reglas establecida, decirle qué trabajo ha de hacer y qué pasos dar.
Esta clase de soluciones permiten automatizar procesos. Por ejemplo, interactuar directamente con aplicaciones de ofimática, con el email, con páginas web, con formularios, etc. Como ves, hay un abanico muy grande de posibilidades en lo referente a automatizar los procesos.
¿Cuándo optar por un RPA?
Depende del grado de amortización de la empresa. Si, por ejemplo, buscamos automatizar procesos que supongan unas 50 horas de trabajo al año, ya sería rentable optar por la automatización.
Un RPA es una buena idea si existen, por ejemplo, procesos mecánicos de muy baja cualificación con un alto grado de error humano. Por ejemplo, volcar información al CRM con muchos números de teléfono o correos electrónicos donde puede haber fallos. También es aplicable en procesos que antes no se hacían por su alto coste. De todos modos, el contexto más extendido para un RPA es el de procesos con un alto volumen y muy repetitivos. Con un RPA todo este trabajo se orquesta de manera rígida y se eliminan los fallos humanos.
¿Qué permite hacer un RPA?
En Imagar queremos dejar claro que un RPA no sustituye a las personas, sino que asume los trabajos mecánicos, los que son solo una secuencia de pasos. El trabajo de un robot tiene que estar 100% definido. No es recomendable optar por la automatización en todas las actividades de la compañía. Hay que focalizarse en procesos con una carga de trabajo significativa. Siempre recordamos que son soluciones a mantener en el tiempo. Actualizando el robot y proporcionando nuevas instrucciones. Además, hay que recordar que cada robot tiene un buffer de 24 horas de trabajo. Si necesitamos más será preciso contratar más robots para ese trabajo adicional. Por otro lado, si hay también procesos que han de ejecutarse en paralelo, hará falta más de un RPA. ¿Por qué? Porque este accederá a un ordenador y sólo podrá centrarse al 100% en una tarea a la vez.
Como decíamos antes, no hay que automatizar la totalidad de un proceso de forma obligatoria. Hay que hacerlo donde haya un buen retorno de la inversión (ROI).
Ejemplos de automatización
Por ejemplo, para la presentación o recogida de documentación en portales oficiales. Con un RPA se trataría de implementar un proceso que todas las semanas o todos los meses recogiera estos documentos para enviarlos automáticamente a la lista de clientes. Un trabajo administrativo que no genera valor y que es susceptible de automatizarse.
Se puede aplicar, además, en los departamentos de recursos humanos de las empresas. Para agilizar la tarea de localizar a los candidatos y mantener la base de datos. Además, la tecnología RPA facilita que el robot vaya a páginas web, redes sociales o portales especializados para mantener al día los listados e incorporar nuevas candidaturas que se ajusten a un perfil previamente definido.
