Está claro que las empresas necesitan, al igual que contar con un analista programador, simplificar las labores de oficina para hacer que el trabajo sea más práctico y dinámico. Para ello, implementan herramientas para automatizar, optimizar y mejorar la operatividad de las organizaciones. Es lo que se conoce como ofimática. Una de esas herramientas es la suite ofimática, recurso indispensable para la gestión de documentos y archivos.

Una suite ofimática o paquete de oficina es un conjunto de programas informáticos integrados en un paquete. Este contiene aplicaciones que, entre otras funciones, nos permiten crear, modificar, organizar, enviar, recibir, almacenar, escanear e imprimir documentos y archivos. Un paquete de oficina incluye, entre las herramientas básicas, un procesador de texto y una hoja de cálculo. También bases de datos, maquetadores, herramientas de autor, programas para análisis estadísticos de datos, editores de imágenes o de páginas web, programas de correo electrónico, etc. Algunas de las suites ofimáticas más usadas son Microsoft Office y OpenOffice.

Dicho de otro modo, las suites ofimáticas son paquetes de software con varios programas para dar soporte a oficinas y a los hogares para los trabajos más habituales, como puede ser escribir un documento de texto. Estos paquetes incorporaban programas del tipo de hojas de cálculo, procesadores de textos, bases de datos y editores de presentaciones. Poco a poco se fueron añadiendo otros para edición de imágenes o fotografías, notas o para fomentar el trabajo colaborativo.

Características de una suite ofimática

• Fácil manejo de programas básicos: aplicaciones como la hoja de cálculo, las presentaciones y el procesador de texto son sencillas de utilizar, pero el nivel de dificultad aumenta con otros programas de mayor complejidad como la base de datos.
• Funciones integradas: todos los programas de un paquete de oficina pueden interactuar entre sí con una interfaz de usuario homogénea. Por ejemplo, para generar unos gráficos en una hoja de cálculo e integrarlos a una presentación.
• Uso online y offline: al utilizar una suite ofimática conectada a una red nos podemos sincronizar con otras computadoras, usuarios, programas o aplicaciones en la nube.

Ventajas de una suite ofimática

• Facilita tareas cotidianas e importantes dentro de las empresas de forma personalizada.
• Mejora la comunicación gracias a sus herramientas para compartir y sincronizar documentos en tiempo real.
• Se pueden encontrar muchas opciones en el mercado, gratuitas (OpenOffice) o de pago (Microsoft Office).

Desventajas de una suite ofimática

• Los documentos creados en una suite ofimática como Microsoft Office no son completamente compatibles con otras marcas.
• El uso profundo de herramientas como las hojas de cálculo o las bases de datos exige un alto nivel de conocimiento.

Según su red de conexión distinguimos entre diferentes paquetes ofimáticos:

Según red de conexión

• Suite ofimática en escritorio: se conecta a una red local o también puede funcionar offline. Hay que instalar el software en el ordenador y se caracteriza por tener una amplia variedad de diseños de documentos. Por ejemplo, Microsoft Office.
• Suite ofimática en línea: necesita únicamente de acceso a Internet, de un servicio en la nube. No hay que acometer la instalación completa del software en el ordenador. Por ejemplo, Microsoft Office online.

Según la cantidad de plataformas

• Suite ofimática uniplataforma: paquetes de oficina que son compatibles con un solo sistema operativo.
• Suite ofimática multiplataforma: paquetes de oficina que son compatibles con dos o más sistemas operativos distintos. Por ejemplo, OpenOffice tiene versiones compatibles con Windows, GNU/Linux y Mac OS X.

En resumen, la suite ofimática es una de las herramientas digitales más implementadas por las empresas desde siempre. Hoy en día hay gran variedad de opciones para migrar sus datos a la nube y hacer más práctico el acceso a la información. En Imagar constatamos que muchas empresas optan por contar con distintos tipos de servicios de software de paquetes ofimáticos de cara a optimizar el manejo de la información dentro y fuera de las oficinas.