Bienvenidos a la automatización, bienvenidos al RPA
Vivimos en un mundo 3.0, un mundo cada vez más digitalizado, donde cada vez es más necesario el uso de programas y software que nos ayude en nuestro trabajo, dónde día a día estás herramientas nos aportan valor y nos ayudan a simplificar los procesos y operativas de nuestro negocio. Pero esto no siempre implica una mejora en todo, en ocasiones esto hace que determinados procesos se conviertan en simples, repetitivos y sin interés para quienes los realizan.
¿Qué podemos hacer ante esto? ¿Cómo podemos liberar a las personas de estos procesos y permitirles utilizar todas sus capacidades en procesos más importantes? Pues sencillo, utilizando tecnologías de integración y en concreto, tecnologías RPA o lo que es lo mismo «Robotización de procesos».
Pero antes de utilizar estas tecnologías, antes de entender que es un sistema RPA (Robotic Process Automation), es necesario entender qué se trata de una tecnología de desarrollo que nos permite crear procesos que automatizan determinadas tareas informáticas, que se trata de tecnologías para la simulación de operativas que realizan personas y sobre todo es necesario entender donde nos va a servir de ayuda. Una vez conozcamos y entendamos todo esto tendremos los conocimientos necesarios para poder ofrecer y utilizar esta tecnología de la forma óptima posible.
Así que empecemos… ¿Qué es RPA?
Pues basándonos en su descripción más técnica:
“se trata de una herramienta tecnológica para la automatización de procesos de negocio que replica las acciones de un ser humano cuando interactúa con sistemas informáticos”
Una descripción bastante simple de la tecnología, pero que nos permite establecer una serie de preguntas básicas sobre qué es el RPA:
- “¿Es capaz de simular completamente a un humano?”
- “¿Quiere decir que hace innecesaria la interacción humana?”
- “¿No sé podrían utilizar otras herramientas o tecnologías?”
La respuesta es NO o casi no.
Hoy en día las tecnologías RPA son capaces de simular cualquier interacción humana, incluso hacer tareas que un humano no podría realizar y esto sin contar con el hecho de que actualmente estas tecnologías se pueden apoyar en otros servicios externos como IA o Servicios Cognitivos. Pero esto no quiere decir que nuestros procesos vayan a ser completamente autónomos y que hagan innecesaria la interacción humana, siempre será necesario una labor de revisión y mantenimiento de estos procesos. En cuanto a si se podría usar otras tecnologías… no siempre, ya que no siempre dispondremos de las herramientas adecuadas en las aplicaciones sobre las que interactuemos o de la posibilidad de modificar estas herramientas para integrarlas con otros sistemas.
RPA se basa en la replicación de acciones humanas; se trata de imitar el trabajo de un humano, pero aportándole un extra.
Para realizar esta replicación, las tecnologías RPA se basan en la captura de interacciones a través del ratón y del teclado, en la captura de elementos de la pantalla (bien sea de aplicaciones nativas o de aplicaciones Web) y en el reconocimiento de imágenes y/o documentos.
Existen multitud de tecnologías para implementar estos procesos y estas tecnologías, a su vez, permiten la interacción con multitud de lenguajes, tipos de aplicativos, sistemas, ficheros, etc. Y las comunidades de desarrolladores, al mismo tiempo, hacen que cada día se disponga de más interacciones.
Pero… ¿Y que nos aporta la tecnología RPA?
Lo más importante a entender es que los beneficios que ofrece esta tecnología RPA se observan cuando se compara el trabajo y el coste de estos procesos robotizados con sus equivalentes realizados por personas. Es aquí donde podemos observar todos los beneficios.
Beneficios del RPA
- Mejora la interacción con clientes
- Es una tecnología poco invasiva
- Simplifica y mejora los procesos
- Elimina tareas repetitivas
- Amplia la capacidad de trabajo
- Ahorra costes y gran capacidad de retorno de inversión
- Su trabajo es más exacto, más eficaz y de más calidad
- Permite una escalabilidad más rápida y un rendimiento mayor
- Nos permite aplicar analítica al proceso
Todos estos beneficios son muy tangibles, muy visuales, pero no hay que olvidar también los siguientes:
- Libera a las personas de tareas repetitivas y aburridas.
- Permite centrarse a las personas en procesos más complicados e importantes.
- Su interacción facilita el trabajo de estas personas.
Y ahora que ya se lo básico… ¿Cómo y para qué puedo usarlo?
La lista de procesos, operaciones, trámites, etc, a los que se les puede aplicar la automatización son innumerables, aunque si es cierto que podemos observar ciertos bloques que agrupan algunos de estos procesos, como son:
- Tramitación de solicitudes, reclamaciones e interactuación con administraciones.
- Entradas de datos, análisis de datos y reporting repetitivos: son aquellos procesos en los cuales el flujo de negocio ha hecho necesario replicar los mismos datos en múltiples sistemas y aplicativos para su almacenamiento, visualización o análisis.
- Conversión de formatos de datos y gráficos: son procesos que nos dan una visión distinta de la información de la que disponemos, pero para ello es necesario realizar una transformación o conversión manual de los datos que por norma serán masivos.
- Transacciones entre diferentes aplicativos de la compañía (CRM, ERP, Portales web…): cuando nos vemos ante la necesidad de transportar, traducir o manipular datos entre los distintos aplicativos de los que disponemos.
- Testing de soluciones
- Cumplimiento normativo
- Procesos de facturación, cierre de cuentas, inventariado: procesos periódicos con necesaria interacción manual y repetitiva.
- Encuestas
- Análisis de datos en sistemas externos o independientes: cuando es necesario analizar la información que sistemas externos nos proporcionan, tanto de nosotros mismos como de nuestra competencia.
Y ¿qué le depara el futuro a esta tecnología?
Estamos hablando de una tecnología software con muchísimos años de existencia que, desde hace unos años, está teniendo un crecimiento muy importante. Tanto es así, que el mercado y los analistas establecen unas previsiones de crecimiento anual a 5 años del 63%.
Es una tecnología con un abanico de posibilidades ilimitado, no solo se integra con la mayoría de las tecnologías, si no que se también se integra con servicios externos, alimentándose y apoyándose en ellos para hacer más efectivo su trabajo. Como ya comentábamos al principio, es capaz de utilizar IA y servicios cognitivos; los cuales dotan al robot de una inteligencia y entendimiento que anteriormente no tenían, nos permite a su vez incrementar los niveles de automatización de los flujos haciendo nuestros procesos y negocios más competitivos.
Cada vez más empresas tienen más procesos tecnológicos y optan por automatizar para mejorar; para incrementar su valor. Progresivamente, las empresas y los departamentos de RRHH utilizan estos procesos para liberar empleados hacia tareas más creativas, más vinculadas con el trato al cliente y con la toma de decisiones.
Estamos ante una época de cambios organizativos, de cambios de estrategias, de gran competitividad… Una época donde son más necesarias las personas y su talento y donde los procesos robotizados han venido para hacernos más fácil el día a día.
Jesús Pablo Fernández – Consultor de Integración
Imagar Solutions Company
“Bienvenidos a RPA”
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